Les incontournables à noter dans son planning pour une année festive et sereine
Être animatrice auprès des seniors demande de visualiser son année à l’avance et d’être organisée. Je te partage mes trucs et astuces.
Je prône l’organisation d’une année pour un retour à la zénitude et pour une meilleure gestion de ton temps, de tes événements, de tes objectifs et de tes tâches quotidiennes. Je suis une facilitatrice de projet de vie qui favorise l’utilisation du papier mais à chacun ses outils et ses méthodes. J’ai besoin de passer par le papier pour réfléchir et mieux visualiser les projets.
Pour une année zen et optimale, j’utilise :
- Un agenda papier pour ma vie personnelle et ma vie professionnelle
- Un carnet de notes « un jour, une page » pour les listes et tâches mensuelles et quotidiennes professionnelles, pour mes réunions, rendez-vous…
- Des crayons de papier, stylos, feutres, surligneurs, stickers, masking tape….
- Un fichier Excel pour ma programmation annuelle partagé avec l’ensemble de l’équipe
- Un calendrier des fêtes et événements calendaires : l’Happy Silver Agenda
Les points essentiels que je note dans mes différents outils
Les vacances scolaires, jours fériés et ponts : tout d’abord, je note les vacances scolaires et événements personnels. Puis j’ajoute mes propres congés.
Les anniversaires : je note les dates d’anniversaire de mes collègues, prestataires et partenaires proches. C’est une attention toujours appréciée de toutes et tous.
Les événements et fêtes calendaires : cela me permet de planifier les événements et animations spéciales. Je prépare mes fiches projets et je visualise mes dépenses dans mon budget prévisionnel (je crée mon plan financier). Je propose également à la direction et aux résidents de célébrer les journées spéciales des métiers présents sur l’EHPAD (Ex. : journée mondiale de l’infirmière). Je note également les traditions culinaires pour anticiper au mieux les événements avec le personnel de restauration et hôtelier. Je n’oublie pas d’ajouter les fêtes nécessitant l’achat de cadeaux (anniversaires, fête des grands-mères, Noël…).
Les dates officielles : Je vérifie si l’année à venir est une année électorale et le cas échéant, je note les dates officielles pour l’organisation des votes. Je veille à ce que les résidents souhaitent voter et soient inscrits sur les listes électorales avant le 31 décembre de l’année précédente.
Les rencontres intergénérationnelles : pour chaque partenaire, je planifie les rencontres avec chaque thématique. La programmation s’effectue pendant l’été et à la rentrée scolaire en septembre.
Les journées de formation : j’ajoute mes journées de formation personnelle mais également les formations internes obligatoires. Puis j’indique les journées de formation que je dispense aux équipes.
Le point budget : ce point est l’occasion d’un « check » mensuel. A chaque fin de mois, je reprends mon tableau de suivi du budget pour le mettre à jour et pointer les règlements.
Les bilans : intermédiaires et annuels. Je bloque des moments dans mon agenda pour la réalisation des divers bilans (bilan mensuel des activités, commission Animation, bilan avec les partenaires, bilan des fiches projets, bilan des actions de communication, entretien annuel d’évaluation, rapport annuel du projet d’Animation et de Vie sociale).
L’administratif : la gestion administrative fait partie des tâches du métier d’animatrice. Plusieurs missions administratives peuvent s’ajouter au fur et à mesure de l’année.
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